В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 г. N 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации» Правительство Нижегородской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение о региональной государственной информационной системе «Система электронного документооборота Нижегородской области».
2. Определить, что:
2.1. Правомочия обладателя информации, содержащейся в региональной государственной информационной системе «Система электронного документооборота Нижегородской области» (далее — СЭДО), осуществляются министерством цифрового развития и связи Нижегородской области от имени Нижегородской области.
2.2. Государственное автономное учреждение Нижегородской области «Центр координации проектов цифровой экономики» выполняет функции оператора СЭДО и является уполномоченным учреждением, предоставляющим вычислительные ресурсы (мощности) для обработки информации, содержащейся в СЭДО.
2.3. Управление документационного обеспечения Нижегородской области является исполнительным органом Нижегородской области, ответственным за информационное и методическое сопровождение деятельности исполнительных органов Нижегородской области, их подведомственных учреждений и организаций, органов местного самоуправления Нижегородской области в СЭДО.
3. Государственному автономному учреждению Нижегородской области «Центр координации проектов цифровой экономики» обеспечить разработку и внедрение системы защиты информации, а также проведение работ по аттестации СЭДО на соответствие требованиям о защите информации ограниченного доступа, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах.
4. Установить срок ввода СЭДО в эксплуатацию не позднее 31 декабря 2025 г. при условии выполнения мероприятий, предусмотренных пунктом 3 настоящего постановления.
5. Признать утратившим силу постановление Правительства Нижегородской области от 6 июля 2018 г. N 493 «О переходе на работу в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи».
6. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
| Губернатор | Г.С. Никитин |
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Нижегородской области
от 15.08.2025 N 545
Положение
о региональной государственной информационной системе «Система электронного документооборота Нижегородской области»
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет цель и задачи функционирования региональной государственной информационной системы «Система электронного документооборота Нижегородской области» (далее — СЭДО), правовой режим информации и программно-технических средств СЭДО, а также операции, которые выполняют пользователи при работе с СЭДО.
1.2. СЭДО является государственной информационной системой Нижегородской области.
1.3. СЭДО является государственной собственностью Нижегородской области.
1.4. В настоящем Положении используются следующие термины, их определения:
— электронный документооборот — механизм работы с документами, представленными в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе;
— абонент СЭДО — исполнительный орган Нижегородской области, орган местного самоуправления муниципального образования Нижегородской области и подведомственные указанным органам организации, а также юридические лица независимо от их организационно-правовой формы, имеющие доступ в СЭДО в соответствии с заключенным соглашением об информационном взаимодействии при эксплуатации СЭДО;
— соглашение — четырехстороннее соглашение об информационном взаимодействии при эксплуатации СЭДО, заключаемое между министерством цифрового развития и связи Нижегородской области, управлением документационного обеспечения Нижегородской области, оператором СЭДО и абонентом СЭДО;
— пользователи СЭДО — сотрудники абонентов СЭДО, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие создание документов, регистрацию документов, подготовку проектов резолюций, создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений. Права пользователей СЭДО назначаются в соответствии с официальным запросом руководителя абонента СЭДО;
— предоставление информации — действия, направленные на получение или передачу информации абоненту СЭДО;
— оператор СЭДО — государственное автономное учреждение «Центр координации проектов цифровой экономики» осуществляющее деятельность по эксплуатации СЭДО, в том числе по обработке информации, содержащейся в базах данных СЭДО;
— обладатель информации, содержащейся в СЭДО, от имени Нижегородской области — министерство цифрового развития и связи Нижегородской области;
— ответственный за информационное и методическое сопровождение деятельности исполнительных органов Нижегородской области, и подведомственных им организаций, органов местного самоуправления муниципальных образований Нижегородской области в СЭДО — управление документационного обеспечения Нижегородской области;
— гриф электронного документа — атрибут электронного документа в СЭДО, ограничивающий доступ пользователей СЭДО к определенной группе документов с указанным грифом;
— межведомственный электронный документооборот (МЭДО) — представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»);
— документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию;
— УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемой информации в электронной форме или другим способом связана с информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
— документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;
— электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
1.5. СЭДО осуществляет информационный обмен со следующими информационными системами и сервисами:
— МЭДО;
— сетевой справочный телефонный узел;
— электронная приемная граждан Правительства Нижегородской области;
— государственная информационная система автоматизации контрольно-надзорной деятельности Нижегородской области;
— государственная информационная система Нижегородской области «Электронный архив»;
— информационно аналитическая система Ситуационного центра Губернатора Нижегородской области.
2. Цель и задачи СЭДО
2.1. Основной целью СЭДО является оптимизация процессов обработки, передачи и хранения документов.
2.2. СЭДО обеспечивает решение следующих задач:
— создание единой цифровой среды хранения и обработки документированной информации/электронных документов;
— стандартизация работы с электронными документами;
— сокращение бумажного документооборота;
— автоматизация процессов контроля исполнения электронных документов;
— повышение оперативности обмена электронными документами;
— создание единой системы автоматизации процессов по работе с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными электронными документами;
— снижения трудозатрат на операции с электронными документами.
3. Функции СЭДО
3.1. Функциями СЭДО являются:
— обеспечение работы с входящими электронными документами: сортировка и классификация электронных документов, регистрация, наложение резолюций и выдача поручений по электронному документу, контроль исполнения электронными документов;
— обеспечение работы с внутренними электронными документами (письма, приказы, распоряжения, служебные записки и т.д.): разработка, согласование, подписание, регистрация электронного документа, а также ознакомление сотрудников с внутренними электронными документами, контроль исполнения электронных документов;
— обеспечение работы с исходящими электронными документами: разработка, согласование, подписание и регистрация электронного документа, организация отправки адресату;
— обеспечение возможности создания маршрутов электронных документов, поручений, позволяющих в каждой точке прохождения электронных документов обозначать статус состояния электронных документов, поручений (обозначающий, в частности, следующие состояния: в работе, на согласовании, на снятии с контроля, на проверке, исполнено);
— обеспечение возможности создания электронных документов, имеющих юридическую силу, путем использования УКЭП;
— организация работы с номенклатурой дел;
— обеспечение возможности сканирования документов на бумажном носителе с автоматическим выполнением операции записи (прикрепления) отсканированного документа к регистрационной карточке в СЭДО этого документа;
— обеспечение возможности фильтрации и поиска электронных документов и регистрационно-контрольных карточек по параметрам;
— обеспечение возможности сортировки и поиска электронных документов по срокам исполнения;
— обеспечение возможности сокращения времени поиска электронных документов;
— поддержка различных форматов электронных документов;
— обеспечение контроля версий электронных документов (история изменений, возможность возврата к предыдущим версиям);
— обеспечение возможности обмена (приема/передачи) электронными документами с другими информационными системами;
— централизованное хранение электронных документов, а также всех связанных материалов (сопроводительных писем, резолюций, отчетов, результатов согласования и ознакомления и т.п.);
— обеспечение возможности формирования отчетности по электронным документам;
— предоставление должностным лицам из состава руководителей абонентов СЭДО возможности работы с СЭДО на мобильных автоматизированных рабочих местах;
— обеспечение функции обмена корреспонденцией по каналам МЭДО;
— обеспечение контроля доступа, в том числе настройки ролей и прав доступа к электронным документам, ведение журнала действий пользователей СЭДО;
— обеспечение возможности создания шаблонов для часто используемых электронных документов.
4. Типы электронных документов в СЭДО
В СЭДО существует три основных типа электронных документов: входящие, исходящие, внутренние электронные документы.
Исходящие и внутренние электронные документы формируются внутри СЭДО, входящие электронные документы поступают в СЭДО извне.
В составе входящих и исходящих электронных документов выделяются:
— электронные документы федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации (за исключением органов государственной власти Нижегородской области), а также ответы на них;
— электронные документы территориальных органов государственной власти Российской Федерации в субъектах Российской Федерации (при их наличии), а также ответы на них;
— парламентские запросы и ответы на них;
— запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них;
— обращения граждан и организаций, а также ответы на них;
— документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы электронных документов, а также ответы на них;
— иные электронные документы и ответы на них.
Внутренние электронные документы — документы, создаваемые для обмена корреспонденцией между абонентами СЭДО.
5. Участники СЭДО и их функции
5.1. Участниками СЭДО являются:
— оператор СЭДО;
— обладатель информации;
— ответственный за информационное и методическое сопровождение деятельности исполнительных органов Нижегородской области, и подведомственных им организаций, органов местного самоуправления муниципальных образований Нижегородской области в СЭДО;
— абоненты СЭДО;
— пользователи СЭДО.
5.2. Оператор СЭДО выполняет следующие функции:
— осуществляет подключение новых пользователей к СЭДО;
— осуществляет проведение мониторинга и анализа состояния информационных ресурсов, технических и программных средств СЭДО;
— осуществляет техническую поддержку СЭДО в соответствии с действующим законодательством;
— осуществляет техническую поддержку абонентов СЭДО;
— осуществляет поддержку работоспособности программных и технических средств СЭДО;
— осуществляет проведение аналитической работы по функционированию и использованию СЭДО;
— обеспечивает возможности интеграции и взаимодействия иных информационных систем и сервисов с СЭДО;
— обеспечивает защиту информации в ходе эксплуатации СЭДО;
— осуществляет принятие организационных и технических мер, направленных на защиту информации, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации;
— осуществляет разработку проекта соглашения и порядка его заключения;
— заключает соглашения.
5.3. Обладатель информации:
— формирует требования к защите информации, обрабатываемой в СЭДО, в соответствии с законодательством Российской Федерации;
— осуществляет ввод СЭДО в эксплуатацию;
— осуществляет развитие СЭДО;
— заключает соглашение;
— осуществляет вывод СЭДО из эксплуатации.
5.4. Ответственный за информационное и методическое сопровождение деятельности исполнительных органов Нижегородской области, и подведомственных им организаций, органов местного самоуправления муниципальных образований Нижегородской области в СЭДО выполняет следующие функции:
— разрабатывает и представляет Губернатору Нижегородской области предложения по совершенствованию СЭДО в части компетенции;
— участвует в принятии решения о возможном подключении новых абонентов к СЭДО;
— осуществляет анализ сведений и информации в СЭДО;
— заключает соглашения.
5.5. Абоненты СЭДО осуществляют следующие функции:
— обеспечивают информационное взаимодействие при эксплуатации СЭДО в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области, требованиями уполномоченных федеральных органов исполнительной власти, настоящим положением, и принятыми в соответствии с ним правовыми актами;
— обеспечивают конфиденциальность информации, передаваемой и получаемой в СЭДО. Абоненты СЭДО не вправе разглашать третьим лицам полностью или частично информацию, полученную в связи с наличием доступа в СЭДО, без согласования с абонентом СЭДО, предоставившим информацию, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Нижегородской области;
— заключают соглашения.
6. Порядок работы в СЭДО
6.1. Пользователи СЭДО в процессе создания, обработки, согласования, подписания электронного документа и его отправки руководствуются Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах Нижегородской области и их структурных подразделениях, утвержденной Правительством Нижегородской области.
6.2. СЭДО обеспечивает возможность ограничения доступа к документу для пользователей СЭДО. Ограничение доступа к электронному документу осуществляется путем установки ограничительной отметки (грифа) на электронный документ. Решение о проставлении грифа на электронный документ принимает исполнитель и должностное лицо, которое подписывает или утверждает электронный документ.
7. Перечень обрабатываемой информации в СЭДО
7.1. Общедоступная информация в соответствии со статьей 16 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
7.2. Служебная информация абонентов СЭДО.
7.3. Информация ограниченного доступа «Для служебного пользования».
7.4. Иная информация, размещенная и обрабатываемая в СЭДО в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации за исключением сведений, составляющих государственную тайну.
7.5. Персональные данные, относящиеся к категории общедоступные и иные.
7.6. Ответственность за содержание информации, размещаемой в СЭДО, и ее соответствие пунктам 7.1 — 7.5 настоящего Положения возлагается на абонентов СЭДО.
